Жилье для командировочных

Какие документы предоставляют для выплаты командировочных?

Многие коммерческие и бюджетные предприятия используют такую форму выполнения служебных обязанностей, как командировки. Такая поездка по распоряжению руководства имеет определенный срок и оплату. Но для того чтобы выплата была произведена, все расходы (в том числе и на проживание) нужно подтвердить документально. Бумаги следует представить в бухгалтерию и оформить в соответствии с установленным порядком. Это основное правило для всех сотрудников, работающих на выезде.

Существует несколько вариантов проживания сотрудников, находящихся в командировке. В основном это:

• гостиница или мини-отель;
• служебная квартира, принадлежащая предприятию;
• временный найм жилья у собственника;
• проживание у родственников.

Сотрудник имеет право самостоятельно решать, где он будет жить. Кроме ситуации, когда у предприятия существует служебное жилье в данном населенном пункте. Тогда руководство станет настаивать на проживании именно в этом помещении. И оплачивать, например, гостиничный номер, в большинстве случаев откажется.

При проживании в гостинице в качестве доказательства произведенных выплат необходимо будет представить определенные документы. Отчет – это основа для ведения многих направлений в делопроизводстве. Такая бумага о командировочных расходах – основание для начисления компенсационных средств.

Выезжая за пределы города в связи со служебной надобностью и по поручению руководителя, работник заранее обязан позаботиться о том, чтобы по возвращении все свои расходы можно было подтвердить документально. Изначально у командировочного сотрудника должно присутствовать в наличие специальное удостоверение:

Как только служебная поездка будет окончена, и работник вернется на постоянное место работы, ему необходимо заполнить авансовый отчет:

При оправданных перерасходах сотруднику будет выдана компенсация.

Сняв номер, удобно решать дела по службе и дополнительно быть избавленным от бытовых проблем. Администрация гостиницы обязана представить итоговые документы для командировочных, подтверждающие факт проживания. Обычно это счет на оплату:

По возвращении из командировки его прилагают к удостоверению и авансовому отчету. Счет должен содержать:

• реквизиты гостиницы;
• дату, номер;
• данные проживающего по паспорту;
• срок пребывания;
• расчет стоимости за все время;
• подпись администратора (любого другого ответственного лица);
• печать отеля.

К счету обязательно прикладывают кассовый чек, свидетельствующий, что оплата была произведена в полном объеме. Именно чек является доказательством и основанием для начисления компенсации для бухгалтерии предприятия. Дополнительно указывают перечень и стоимость всех других оказанных в данной гостинице услуг.

Важно помнить, что такие услуги, как телефонные звонки (в т. ч. междугородние/международные), питание, платная стоянка, проезды по городу, аренда автомобиля, оплачиваются только по предварительной письменной договоренности с руководством компании.

В любой гостинице, независимо от ее принадлежности частному лицу или какой-либо организации, существует документооборот в рамках существующего законодательства. Основная деятельность отеля – оказание качественных услуг клиентам. Все они фиксируются документально, это дает возможность для устранения множества конфликтов и спорных вопросов. В зависимости от внутренних правил и устава внешний вид бланков может отличаться. Бумаги, которые проживающий запрашивает у администрации отеля, могут быть представлены в двух вариантах:

• регистрационные документы;
• бумаги внутреорганизационного порядка.

Ко вторым относят все, что подтверждает расходы клиенты на проживание и пользование иными услугами. Документы должны отвечать требованиям установленной формы. Делятся они на:

• первичные – бланки строгой отчетности, например, чеки. Все контрольно-кассовые машины обязательно регистрируются в налоговых органах, в свою очередь чеки также подлежат контролю ФНС;
• вторичные – это любые бумаги, оформление которых устанавливается администрацией самого отеля.

Оплата расходов в командировке происходит в два этапа. Сначала, перед отъездом, сотруднику выдается аванс. По возвращении и представлении отчета он либо возвращает оставшиеся суммы, либо впоследствии ему компенсируют деньги, потраченные за свой счет.

Служебное жилье – это помещение, находящееся на балансе предприятия. Предназначено оно именно для принятия командировочных работников. Экономически его содержание выгодно при условии регулярных поездок сотрудников и при длительном проживании специалистов конторы. В случае наличия такой квартиры никаких подтверждающих документов о понесенных расходах предоставлять не требуется.

Не все любят останавливаться в гостиницах. Если командировка предполагается на длительный срок, стоит рассмотреть аренду квартиры. Оговаривается этот пункт расходов с руководством еще до поездки. Поселившись в съемном жилье, сразу заключают письменный договор найма в стандартном варианте:

В договоре обязательными пунктами станут срок, на который он заключен, и стоимость проживания. Для заключения такого соглашения необходимы паспорта обеих сторон, бумаги на право собственности и выписка из паспортного стола обо всех зарегистрированных от владельца квартиры. Обычно все эти документы собственник уже имеет на руках, т. к. наверняка сдает помещение не первый раз.

При найме частного жилья не всегда достаточно предъявить в бухгалтерию договор об аренде. Дополнительно понадобится письменный приказ руководителя об отправке сотрудника именно в этот населенный пункт. Первый документ по датам должен соответствовать второму.

Оплату съемного жилья лучше всего производить наличными. Подтвердить внесение денег должна расписка от владельца квартиры. Такой документ действителен для представления не только бухгалтеру предприятия, но и налоговому инспектору.

Расходы, понесенные работником предприятия и возмещенные впоследствии работодателем, НДФЛ не облагаются. Не начисляются на данную сумму и страховые взносы (ст. 217, п. 3 НК РФ). Самое главное – находясь в поездке, собирать все возможные документы, подтверждающие расходы на проживание. Но в Налоговом кодексе нет четкого перечня бумаг, которые являются достаточным подтверждением, что оплата производилась именно за командировочное жилье. Просто необходимо следить, чтоб все было оформлено в соответствии с правилами бух.учета.

Затраты, понесенные в командировке, должны быть оплачены полностью. Налоговый кодекс также не ограничивает ни срок проживания, ни внесенную сумму. Но спорным моментом как у руководства предприятия, так и у инспектора становится оплата за жилье повышенной комфортности. В этом случае нужно руководствоваться внутренними правилами предприятия и разграничением по служебному положению:

• простые сотрудники;
• специалисты;
• руководство и администрация.

Лимиты всегда устанавливает работодатель в частной или коммерческой организации. Если это государственное предприятие, то обеспечение идет на гос. уровне. Соответственно, в приказе о командировке должен быть указан источник такого финансирования и конкретная сумма, выделяемая работнику.

Аренда квартиры для командированных

Автор: И.Комиссарова, консультант- аналитик ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»

Опубликован: Журнал «ЭЖ Вопрос-Ответ»

Наша организация арендует у физического лица — гражданина РФ жилое помещение, сумма аренды перечисляется безналичным путем, функции налогового агента по перечислению НДФЛ выполнены. Сумму арендной платы организация относит на внереализационные расходы (счет 91-2), не принимаемые для целей налогообложения по налогу на прибыль, за исключением тех дней, когда там находятся командированные работники из Москвы, хотя фактически там проживают работники, находящиеся на вахте. Сейчас обсуждается вопрос об аренде еще двух квартир, поскольку расширяется штат.

Можно ли относить расходы по аренде еще двух квартир на себестоимость? Если нет, то как лучше учитывать? Не возникает ли каких-либо налоговых (и не только) последствий у организации?

Вопрос об аренде квартир для командированных сотрудников неоднократно обсуждался в печати. Налоговые органы сошлись с Минфином во мнении, что коль скоро факт пребывания в квартире командированных работников может быть подтвержден косвенными документами (командировочное удостоверение, проездные документы до места командировки и др.), данные расходы могут быть отнесены к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом Минфин отмечает, что такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы по содержанию квартиры за то время, что квартира пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина от 20.06.2006 № 03-03-04/1/533, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58 и от 01.08.2005 № 03-03-04/1/112).

Что касается уменьшения налогооблагаемой прибыли на суммы расходов, направленных на аренду квартир для проживания в них сотрудников в периоды вахты, то это вопрос неоднозначный.

С 1 января 2007 г. абзац 3 ст.297 ТК РФ, в котором речь идет о проживании работников в вахтовых поселках, действует в редакции Федерального Закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ: этот абзац дополнен словами «либо в приспособленных для этих целей и оплачиваемых за счет работодателя общежитиях, иных жилых помещениях».

Казалось бы, вопрос правомерности отнесения расходов по аренде квартир при вахтовомрежиме работы в уменьшение налогооблагаемой прибыли (на себестоимость) решен. Но вот в подпункт 32 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса никаких изменений с 2002 года не вносилось, и он действует в старой редакции. А этим пунктом предусмотрено отнесение затрат в уменьшение прибыли только в части расходов на содержание вахтовых и временных поселков. Причем эти расходы принимаются в пределах нормативов на содержание аналогичных объектов и служб, утвержденных органами местного самоуправления по месту деятельности налогоплательщика. Если такие нормативы органами местного самоуправления не утверждены, налогоплательщик вправе применять порядок определения расходов на содержание этих объектов, действующий для аналогичных объектов, находящихся на данной территории и подведомственных указанным органам.

Минфин России высказался по указанному вопросу следующим образом. Затраты по оплате проживания вахтового персонала в стационарных объектах жилого фонда общего пользования (гостиницах, местных общежитиях, пансионатах) для целей налогообложения прибыли могут быть учтены в фактических размерах, не превышающих предельно установленных нормативов по содержанию аналогичных объектов вахтового поселка. Если такие нормативы органами местного самоуправления не утверждены, то при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций указанные затраты не учитываются» (см. письма Минфина России от 23.06.2006 № 03-03-04/1/543, от 02.05.2006 № 03-03-04/4/81).

Налицо опять коллизия Законов, разрешаемая, к сожалению, путем выбора того нормативного акта, который должен быть применен к рассматриваемому случаю, а именно:Налогового кодекса и, соответственно, писем Минфина (поскольку речь идет об уменьшении налогооблагаемой прибыли).

Тем не менее, предоставление вахтовому персоналу жилых помещений происходит в рамках трудовых правоотношений. Статьей 15 ТК РФ определено, что трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

С 1 января 2007 г. статья 297 ТК РФ дополнена следующей нормой: порядок применения вахтового метода утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Таким образом, законодательно закреплены два положения о вахтовом методе:

— с одной стороны, право организаций самостоятельно устанавливать порядок применения вахтового метода (в котором необходимо прописать предоставление жилья для ИТР в арендованных квартирах);

— с другой стороны, обязанность работодателя обеспечить работающих вахтовым методом жильем в «приспособленных для этих целей и оплачиваемых за счет работодателя общежитиях, иных жилых помещениях».

По мнению автора, возможны два пути решения вопроса отнесения в уменьшение налогооблагаемой прибыли расходов по аренде квартир для сотрудников, работающих по вахтовому методу.

Вариант 1. При наличии нормативов на содержание вахтовых поселков или аналогичных объектов и служб, утвержденных органами местного самоуправления (или утвержденного порядка определения расходов на содержание этих объектов), расходы на аренду квартир уменьшают налогооблагаемую прибыль в пределах этих нормативов. И вероятнее всего в этом случае споров с налоговыми органами удастся избежать. Хотя вопрос использования установленных нормативов тоже неоднозначный (см. Постановление ФАС Северо-Западного Округа от 28.11.2006 № А05-7474/2005-29).

При этом положением о вахтовом методе работ (локальным нормативным актом организации) и трудовыми договорами с работниками должно предусматриваться предоставление именно квартир (или комнат в многокомнатных квартирах).

Вариант 2. При отсутствии вышеуказанных нормативов расходы на аренду квартир, по мнению автора, можно учесть в составе расходов на оплату труда. Письмом от 02.03.2006 № 20-12/16112с УФНС по г. Москве подтвердило, что расходы организации по аренде жилых помещений, понесенные на основании коллективного договора в пользу работников, подлежат учету в целях налогообложения прибыли при условии, что они осуществлены согласно законодательству РФ.

Согласно Трудовому Кодексу РФ при вахтовом методе работы работодатель обязан обеспечить работников жильем. Наличие пункта о предоставлении квартир в Положении о вахтовом методе и трудовых договорах с работниками в этом случае также является обязательным. При этом вопрос о начислении ЕСН и НДФЛ сумм арендной платы, выплачиваемой за работника, работающего вахтовым методом, остается открытым и вероятность возникновения споров с налоговыми органами здесь достаточно высока

Согласно ст. 237 НК РФ (ЕСН) к материальной выгоде, получаемой работником за счет работодателя, относится материальная выгода от оплаты работодателем приобретаемых для работника товаров (работ, услуг). В соответствии с п.2 ст. 211 НК РФ (НДФЛ) к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в интересах налогоплательщика.

На основании этих пунктов налоговые органы пытаются даже оплату проживания в вахтовом поселке обложить НДФЛ и ЕСН. Но арбитражная практика на стороне налогоплательщика (см. Постановление кассационной инстанции ФАС Московского округа от 23.11.2005 № КА-А40/11503-05, Северо-Западного округа от 05.03.2007 № Ф04-929/2007(31890-А81-25), Постановление Арбитражного Суда г. Москвы от 12.07.2005 № А40-19024/05-14-134).

Конечно, арбитражная практика по вопросам аренды квартир для персонала, работающего вахтовым методом, еще не сложилась, поскольку изменения в Трудовой кодекс вступили в действие в этом году. Тем не менее, выводы, сделанные арбитражными судами по вопросу налогообложения различных компенсационных выплат, внушают определенный оптимизм и по этому вопросу.

В частности, в указанном постановлении ФАС Московского округа сказано, что материальная выгода возникает у работника в случае, если работодатель оплачивает вместо неготовары (работы, услуги) третьим лицам, причем указание в законе не только на работника, но и на членов его семьи прямо указывает на личное (непроизводственное) потребление материальных благ. Предоставление вахтовому персоналу жилых помещений в вахтовых поселках не связано с выплатами в пользу работников, не является оказанием работникам услуг по проживанию как потребителям, а поэтому объект налогообложения ЕСН у заявителя отсутствует. Такое предоставление происходит в рамках трудовых правоотношений и связано с выполнением работодателем своей обязанности по обеспечению работникам надлежащих условий труда.

В Информационном письме Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 14.03.2006 N 106, изложена следующая правовая позиция. Налогообложению ЕСН подлежат лишь те выплаты, которые в силу ст. 129 Трудового кодекса Российской Федерации входят в систему оплаты труда и не призваны возместить работнику конкретные затраты, связанные с непосредственным исполнением трудовых обязанностей. Денежные выплаты, установленные в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением им трудовых обязанностей, которые не входят в систему оплаты труда и производятся работнику в качестве компенсации его затрат, напротив, объектом налогообложения по единому социальному налогу, налогу на доходы физических лиц признаны быть не могут.

Таким образом, в такой неоднозначной ситуации все зависит от «цены вопроса». Налоговые риски имеются и при отнесении расходов по аренде в уменьшение налогооблагаемой прибыли в составе прочих расходов, связанных с реализацией (пп.10 п.1 ст. 264 НК РФ), и в составе расходов на оплату труда (п.4 ст. 255 НК РФ) — в части ЕСН и НДФЛ с сотрудников.

Временное жилье для командировачных в сети «Гостиный дом»

“Гостиный дом” всегда рад разместить не только туристов, но и командировочных. Мы понимаем, что работодатели будут рады не переплачивать за жилье для сотрудников, поэтому предлагаем широкий выбор хостелов, гостиниц и квартир для посуточной аренды. Сейчас начинается Новый год, а значит — самое время покорять новые высоты, города и страны!

Мы всегда поможем выбрать хорошее место, в котором можно остановиться посуточно. Спальное место в хостеле стоит 500 рублей, а квартира или номер в гостинице обойдутся в сумму от 1500 рублей. Стоит отметить, что если командировочных двое и больше, то им выгоднее снять квартиру — цена останется примерно той же, что и при аренде хостела, а условия будут в разы комфортнее. Командировочным, которые, и без того, устанут днем на службе, не придется вечером искать место для ужина и тратить дополнительные деньги. Они, также, как и дома, смогут выпить чаю и покушать на кухне.

Конечно, мы предоставляем все необходимые отчетные документы: договор с компанией на аренду квартиры, счет по форме 3-Г, чек, счет-фактуру и акт оказанных услуг. Кроме того, оплату можно произвести как за наличные, так и по безналичному расчету, поэтому сотрудничество с такой крупной компанией, как “Гостиный дом” намного удобнее и выгоднее, чем с частными арендодателями.

Жилье для командировочных в Москве

Квартиры, комнаты, гостиничные номера и отели

Собираетесь в столицу России в служебную командировку? Хотите найти, где можно остановиться на короткий срок? У нас Вы найдете комнаты, квартиры, гостиницы и мини-отели с почасовой оплатой, на ночь, на сутки. И на более длительный срок.

Снимайте недорого, без посредников и без залогов! Вам гарантируется идеальная чистота, близость к метро, вокзалам и аэропортам. Порядочность и безопасность проживания!

Специальное предложение для командировочных и гостей столицы!

Аренда жилья в Москве для командировочных — это благоустроенные апартаменты, рядом с метро. В Вашем распоряжении будет кровать, комплект чистого постельного белья, санузел, ванная, душ, туалет. Душевые принадлежности, телевизор. Доступен интернет вай фай (Wi-Fi). Можно пользоваться компьютером, смартфоном или ноутбуком. Круглосуточно работают горничные и охрана. Командировочным и рабочим предоставляются отчетные документы и чеки. Минимальная стоимость эконом класса от 500 рублей за час, комфорт — от 1000 рублей за ночь или в сутки.

Лучшие условия для отдыха, по лучшим ценам!

Телефон в Москве:

Или пишите на WhatsApp.

Решили приехать в Москву по работе на одну или несколько ночей, а может быть хотите снять жилье на сутки? Но не знаете как и где найти чистое и уютное место? Нужно снять дешево, от хозяина и без посредников? С помощью этого сайта, Вы без проблем найдете жилье на Севере Москвы или юге, на востоке и западе. Практически в каждом округе: САО, СЗАО, СВАО, ЮАО, ЮЗАО, ЮВАО и других.

Аренда жилья в Москве рядом с метро

Варианты предложенные на сайте принадлежат непосредственно собственнику! Объекты расположены близко к станции метро, вокзалу или аэропорту. А это значит, что Вы снимаете жилье на ночь в Москве недорого, от собственника, без комиссии и без залога. На этом сайте Вы найдете жилье в любом районе Москвы, быстро и прямо сейчас. Для гостей с авто удобная парковка, как личная бесплатная и платная охраняемая стоянка у станции метро.

Уточняйте о наличии мест по телефону:

Или пишите на WhatsApp .

На этом сайте Вы можете найти комнату, квартиру, гостиницу или мини-отель, рядом с метро в разных районах Москвы. Удобный поиск по станциям метро на карте.

Полная конфиденциальность и безопасность!

Все места, тщательно проверяются перед заселением нашей службой безопасности. Никаких видеокамер от нерадивых хозяев!

Вы можете быть уверены, что о Вашем посещении не узнают. Заселение без регистрации. Отдельный вход. Информация о гостях не разглашается.

Гарантия чистоты.

Перед заездом гостей производится уборка и санитарная обработка.

ЖИЛЬЕ ДЛЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ В МОСКВЕ

(для некурящих)

«ЭКОНОМ»

«СТАНДАРТ»

«КОМФОРТ»

В данном номере эконом класса, находится одно или полутороспальная кровать. Удаленность от метро 15-30 минут. Дополнительных услуг не предусмотрено. Заселение с 23:00 до 00:00, выезд до 7:00. Цена указана за одного человека. За каждого последующего гостя доплата 500 рублей.

или пишите в WhatsApp .

В этом варианте имеется одна односпальная кровать или одна двуспальная кровать, комплект постельного белья, горячая вода в любое время года, душевые принадлежности, телевизор, столовые приборы. От метро не более 5-10 минут пешком. Заселение с 21:00 до 00:00, выезд до 9:00. Цена указана за одного человека. За каждого последующего гостя доплата 500 рублей. Для постоянных гостей или если снимаете на долгий срок, предусмотрены скидки!

или пишите в WhatsApp .

Здесь Вас ждет одна полутороспальная кровать или большая двуспальная кровать, улучшенный комплект постельного белья, телевизор с увеличенной диагональю, душевые и столовые наборы, кондиционер. Жильё будет находится рядом со станцией метро. Заселение и выезд в любое удобное для Вас время! Расчетный час в 12:00. Цена указана за одного человека. За каждого последующего гостя доплата 500 рублей. Для постоянных гостей или если снимаете на долгий срок, предусмотрены СУПЕР СКИДКИ!

или пишите в WhatsApp .

Как забронировать жильё в Москве?

Забронировать жильё в Москве легко. Необходимо позвонить по телефону: 8 (916) 777-25-25 , и ли написать в WhatsApp и сказать, где именно и что конкретно Вы хотите. Снять жильё можно на одного, двоих или троих человек. Идеально для командировочных, путешественников, а так же, для свиданий и романтических, интимных встреч. Имеются хорошие места для влюбленных или семейных пар. И стоят недорого!

Решили заказать и арендовать жильё в Москве, на определенное число и хотите чтобы его не сдали другим арендаторам, Вы можете подъехать на адрес и оплатить. В случае, если Вы находитесь не в Москве и не можете к нам подъехать, оплату можно произвести любым удобным для Вас способом. подробнее

Как только Вы произвели оплату, место считается забронированным и его больше никому не сдадут. Будут ждать только Вас в назначенное время.

ЖЕЛАЕМ ВАМ ПРИЯТНОГО ОТДЫХА И УДАЧИ В ДЕЛАХ!

Приглашаем к сотрудничеству заинтересованных лиц и организации. Заключаем долгосрочные договора на размещение сотрудников. Хорошие скидки на длительное проживание. Звонить по телефону в Москве: 8 (916) 777-25-25