Что делать с документами при ликвидации компании

Что делать с документами при ликвидации организации

  • Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Ликвидируется акционерное общество. Документацию по личному составу и организационные (уставные, регистрационные и т.п.) документы мы сдадим в государственный архив. А что делать с бухгалтерскими документами, которые сформированы, переплетены и хранятся в архиве компании? Срок хранения у них – 5 лет, за 2003–2007 годы объемы приличные.

В опросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей ­стоимостью чистых активов.

Согласно данному постановлению получается, что сдать документы в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование. Если же она реорганизуется, то все документы передаются «одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ».

В октябре 2004 года с принятием закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в нашем законодательстве был закреплен порядок хранения архивных документов при реорганизациях и ликвидациях. Для коммерческих организаций передача в государственные архивы предусматривается только при ликвидации и только на основании договора.

9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих ­организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

К сожалению, в нашем законодательстве фактически закреплено требование о хранении документов временного срока хранения ликвидированной организации даже после того, как ликвидационная комиссия завершит свою работу и организация прекратит свое существование. В законе об архив­ном деле предусматривается передача таких документов на хранение ­в государственные архивы на платной основе.

Но данное положение по разным причинам не всегда выполняется. В результате создается реальная угроза того, что документы могут стать бесхозными со всеми вытекающими из этого последствиями.

Порядок действий

Итак, при ликвидации коммерческой структуры рекомендуем поступить следующим образом:

1. В акционерных обществах решение о ликвидации юридического лица принимается общим собранием акционеров большинством голосов (пункт 4 статьи 49 Закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ). В обществах с ограниченной ответственностью такое решение принимается всеми участниками общества (пункт 8 статьи 37 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ).

На общем собрании назначаются и утверждаются:

  • состав ликвидационной комиссии;
  • проект порядка ликвидации;
  • сроки ликвидации.

С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами юридического лица (это зафиксировано в пункте 3 статьи 62 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому сначала нужно:

  • оформить передачу документов организации ликвидационной комиссии передаточным актом, в котором обязательно должна быть информация о документах прежде всего постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения;
  • с точки зрения автора, сама организация, принимая решение о ликвидации, должна предусмотреть, что ликвидационная комиссия должна будет сделать с документами, и принять решение о финансировании этих работ. Идея заключается в том, чтобы сами собственники организации приняли решение о дальнейшей судьбе документов.

2. Ликвидационная комиссия должна поступить с документами ­ликвидируемой организации следующим образом:

  • можно заключить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом (государственным, муниципальным) или с коммерческой фирмой, которая оказывает подобные услуги. Это следует сделать, если ликвидируемая организация не в состоянии самостоятельно подготовить свои документы для последующего хранения;
  • теперь следующий вопрос – куда передавать все эти дела? Тут ­возможны варианты:
    • документы постоянного срока хранения и кадровые дела ­нужно будет сдать в государственный архив по договору;
    • а вот документы временного срока хранения можно передать как в госархив, так и на внеофисное хранение в коммерческую организацию. В любом случае вам потребуется заключить договор. И тут – внимание! Важно предусмотреть в нем условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.
Читать еще:  Какие гражданские права отражены в конституции рф

Срок хранения документов после ликвидации ООО

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.

Какие документы могут остаться после ликвидации?

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  • документы по личному составу;
  • договоры с контрагентами;
  • корреспонденция;
  • отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  • учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

  • Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Где хранятся документы после ликвидации организации?

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

  • относящиеся к Архивному фонду РФ;
  • период хранения которых ещё не истёк;
  • по личному составу.

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

  • структурированы (по сроку хранения и хронологии);
  • подшиты;
  • пронумерованы;
  • с внутренней описью;
  • с обложкой по установленной форме.

Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации

Где хранится документация предприятий непосредственно после их ликвидаций и как долго их необходимо хранить после ликвидации ООО? Часть 8 ст. 10 ФЗ 23 22.10.2004 N ФЗ-125 «Об архивном деле РФ» указывает, все документы юрлица из-за ликвидации направляются для хранения архивным организациям.

Содержание

Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации

Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:

  1. обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
    • личные дела;
    • сведения о времени работы;
    • зарплатные ведомости и т. д.
  2. обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
    • бухгалтерская первичная документация;
    • акты выполнения работ;
    • приемо-передаточные акты и т. д.;
    • договора;
    • соглашения и т. д.
  3. запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
    • бухгалтерской отчетности;
    • оформленных первичных документов.

Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы

Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются:

  • ликвидаторская комиссия;
  • конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы;
  • учредители.

Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение.

Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».

Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации

Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее:

  • Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году.
  • Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками. Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя;
  • Создать нумерацию папок дел;
  • Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц;
  • На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию.

Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.

Далее, дела помещаются в коробку архивного предприятия и после ликвидации передаются в обработку архиву.

Читать еще:  Чем обыватель отличается от гражданина

Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Послеликвидационная передача документов в архив

Уже в ходе ликвидационной компании целесообразно иметь представление о предстоящей операции по сдаче бумаг на хранение. Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как:

  1. виды услуг и их оплата;
  2. хранение и сроки;
  3. право на использование;
  4. состав документации и т. д.

Внимание! После того как прошла ликвидация предприятия сдача данных заверяется приемо-передаточным актом. Архивная организация обязана выдать справку, которая предъявляется госорганам по запросу.

Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения

Списочный состав и сведения о сроках хранения всей документации объяснены в «Перечне архивных типовых управленческих документов», который работает с 2011 г. Документы, передаваемые архиву после ликвидации, могут иметь неодинаковые сроки хранения.

Вечное хранение

  • все отчётные финансовые документы;
  • фирменные документы принятия, утверждение бух. отчетов;
  • акты по передаче права;
  • учетные книги дохода и расхода у частных предпринимателей;
  • свидетельства, выдаваемые при постановке на учет и др.

В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации.

Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л)

Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет. Это документы, которые укажут на факты поступлений и увольнений с работы, переводы и т. д., оставшиеся после ликвидации.

  • документы по штатам с отражением оклада;
  • личные дела, личные карточки сотрудников;
  • трудовые срочные договоры;
  • набели, наряды;
  • лицевые счета работников и т. д.

Документы, относящиеся к категориям временного хранения

После ликвидации предприятия данные документы продолжают оставаться в силе. Время их хранения составляет 5-10 лет. К ним относятся:

  • соглашения с юридическими лицами;
  • договора по государственным закупкам;
  • административно-хозяйственные приказы;
  • командировочные и отпускные приказы.

Документы с временным промежутком хранения хранятся в частной архивной фирме. Вознаграждение за хранение возлагается на фирму и после ее ликвидации.

Надо знать! Передача документов архиву должна производиться ликвидационной комиссией на основании соглашения, подписанного представителями обеих сторон.

Как уничтожить документы после ликвидации организации

Не весь объем документов после ликвидации фирмы подлежат обязательному хранению. В случае ликвидации предприятия уничтожаются документы с истекшим сроком хранения. При уничтожении документов необходимо составить акт. Вот некоторые способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения после ликвидации фирмы:

Сжигание

Сжигают обычно секретные документы. При этом важно выбрать правильное место для сжигания.

Шредирование

Это разрезание бумаг на мелкие полосы или кусочки в специальном устройстве – шредере

Выездное уничтожение

Значительный объем бумаг уничтожают специальные компании. Бумаги отправляют в промышленный шредер, который находится в грузовом автомобиле. При таком способе уничтожения уровень безопасности значительно выше, чем у предыдущих.

Юридические основания порядков сохранения после ликвидации ООО или ИП регламентирует Закон о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г.

Ответственность по невыполнению сроков по передаче документов

Согласно п. п. 2, 3 ст. 62 ГК РФ все операции относительно ликвидации предприятия выполняет комиссия по ликвидации. Эта комиссия выбирается собственниками в процессе принятия окончательного соглашения о ликвидации фирмы. Следовательно, именно она обеспечивает передачу бумажных носителей на хранение и именно на ней лежит ответственность за исполнение этой операции.

Важно! Лица, нарушающие процесс укомплектовки, хранения, передачи бумажных материалов, предназначенных для хранения в архиве, привлекаются к административной ответственности.

Юридические и должностные лица, которые нарушили закон об архивном деле, несут за это ответственность, установленную законом. При несоблюдении законов о хранении документации организаций из-за ликвидации предусматривается ответственность в соответствии со статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Следовательно, хранение документов организации происходит в архивных организациях. Компания после ликвидации обязана сделать все мероприятия по передаче бумажных данных в архив с соблюдением положенных законом мер. Организация должна обеспечить архивное хранение бумаг в обозначенном порядке после своей ликвидации.

Заказать консультацию

© 2014-2019 «БАУМ-LEX» Ликвидация юридических лиц

Москва, ул. Бакунинская 69с1, БЦ Александрия, оф. 15б

Режим работы: пн-пт с 9.00 до 18.00, сб-вс выходные

Что делать с документами при ликвидации компании

Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище?

Читать еще:  Опека попечительство патронаж сравнительная характеристика

При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива. Какие документы и на каких условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье. Но прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов, которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе документов ликвидируемой компании.

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Какие документы нужно передавать на хранение

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

Куда передавать архивные документы

В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать (если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей). В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем.

Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация. Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем уничтожении документов организации по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или архивной компанией. Таким образом, организация еще до фактической передачи документов ликвидационной комиссии, к которой переходят все полномочия по управлению делами, должна решить, что делать с документами компании (см. п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ). Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом.

Внимание! Если ваша организация является источником государственного комплектования государственных и муниципальных архивов, то новый договор на хранение документов постоянного хранения и документов по личному составу заключать не требуется. Как правило, все коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия (ГУП, ФГУП) не являются источниками комплектования госархивов, поэтому передача всех документов осуществляется на договорной основе. Для того чтобы выяснить, является ли ваша компания источником комплектования госархива (обычно это крупные ведомственные предприятия), нужно обратиться в соответствующий орган управления архивным делом.

Важный этап – подготовка документов к передаче в архив

В соответствии с законом «Об архивном деле в РФ», упорядочение архивных документов ликвидируемой организации является обязанностью ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего (см. п. 10 ст. 23). Другими словами, подготовка архивных документов (постоянного и временного срока хранения, документов по личному составу) ваша организация выполняет самостоятельно и, следовательно, за свой счет.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций (см. подп. 3.7.12), такая подготовка представляет собой совокупность нескольких процедур: проведение экспертизы ценности (с помощью полистного просмотра дел), непосредственное оформление дел (подшивка, переплет, нумерация листов, составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела) и составление описей (описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного хранения) и научно-справочного аппарата к ним.

Обработка документов к архивному хранению – процедура трудоемкая, особенно если вы с ней никогда раньше не сталкивались. Для ее проведения рекомендуется обратиться к сотрудникам профессиональной архивной компании. Закон этому ни в коем случае не препятствует. Все, что нужно сделать председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему, – заключить с компанией-исполнителем договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов (архивной обработке).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector