Что такое входящая корреспонденция

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:

  • обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
  • систематизации и обработки корреспонденции;
  • облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
  • обеспечения сохранности документов;
  • проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

  1. В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.
  2. В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.
  3. В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство. В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.

К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  • Регистрационный номер;
  • Дата поступления/отправки документа;
  • Вид документа;
  • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  • Тема/содержание письма;
  • Исполнитель.

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  • В дело №;
  • Способ доставки письма или пр.;
  • Количество страниц;
  • Резолюция;
  • Отметка об исполнении;
  • Кем подписано;
  • Примечание и т.п.

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

  • 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
  • 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
  • 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

Входящая и исходящая корреспонденция – что это

Что такое входящая и исходящая корреспонденция простыми словами

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции делается в каждой организации. Это одна из главных составляющих документооборота. В корреспонденцию входят следующие бумаги: письма, заявления, справки, квитанции. Все бумаги регистрируются в специальный журнал. В него регулярно фиксируются все исходящие и входящие бумаги.

Простыми словами регистрация корреспонденции – это присвоение каждому документу отдельного идентификационного номера и фиксирование краткого описания бумаги.

Корреспонденция записывается в журнал для таких целей:

  • Контроль и учет писем.
  • Контроль исправного выполнения сотрудников своих особенностей.
  • Систематизация и удобство обработки документации.
  • Удобства поиска необходимых бумаг.
  • Создание удобной организационно-поисковой системы для систематизации рабочего процесса.
  • Сохранность корреспонденции.
  • Организации поисковой работы по корреспонденции.

Некоторые важные бумаги после постановки на регистрацию обретают юридическую силу. К примеру, выданная сотруднику справка о болезни или отпуске, будет иметь юридическую силу, только если ее зарегистрируют и присвоят идентификационный номер. В противном случае она не действительна. Входящая корреспонденция в электроном и бумажном виде вся подлежит регистрации.

Когда идет речь о внутренней документации фирмы, тогда бумаги, переданные в другое структурное подразделение подлежит официальному фиксированию лишь раз при получении. Это помогает облегчить процесс поиска необходимых бумаг. Кроме того, так удобнее получить все необходимые сведенья по бумагам, посмотрев копии регистрации в журнале.

Регистрационный журнал должен заполнять только офис-менеджер, секретарь или референт. Сотрудник обязан обладать определенными обязанностями, чтобы получать или отправлять корреспонденцию и регистрировать ее в журнале. Установленной формы как правильно нужно вести документы нет. Каждая организация ведет регистрационный лист своим способом. Поэтому в разных журналах могут быть различия в графах.

Фиксировать входящие и исходящие документы можно следующим образом:

  1. Стандартная регистрация в бумажном журнале. Хоть это и традиционный способ фиксирования документации, он имеет свои недостатки. Такой процесс занимает достаточно много времени, и корреспонденция дольше оформляется. Однако, несмотря на то, что это кропотливый и долгий процесс, ему отдают предпочтение большинство крупных компаний. Бумажный журнал имеет размер А4, его изготавливают на заказ в типографии. В него вписывают отдельные графы для фиксирования документации. Преимущество такого журнала в том, что в нем намного проще и быстрее найти нужную информацию на месте делопроизводителя в его отсутствие, так как, чаще всего, в таком случае доступ к чужому компьютеру закрыт.
  2. Электронный вариант журнала. Документ создается на компьютере в формате doc, docx, xls. Основной плюс такого формата – удобный, быстрый поиск необходимой информации. Однако, недостаток такого варианта в том, что частые сбои в системе, поломка компьютера, которая способна удалить весь журнал. Несмотря на такие минусы, такой вариант на сегодня наиболее актуальный и востребованный. Им удобно пользоваться, и с помощью электронного журнала можно отслеживать работу персонала.
  3. Специальная электронная система документооборота. Такая система позволяет управлять входящей и исходящей документацией в удобном режиме. Это повышает исполнительную дисциплину и помогает следить за добросовестной работой сотрудников. Кроме того, снижаются затраты на делопроизводство, что немало важно при построении своего бизнеса. Электронная система представляет собой единую базу, доступ к которой есть у всех сотрудников компании. В нее дублируются и фиксируются вся входящая и исходящая корреспонденция. Такая база помогает максимально комфортно сделать систему проверки отчетности.

При оформлении регистрационного журнала, в него следует вписать следующие пункты:

  • Идентификационный номер.
  • Дата получение/отправки бумаг.
  • Тип бумаг.
  • Ф.И.О. корреспондента и название предприятия.
  • Тематика и содержание корреспонденции.
  • Ф.И.О. исполнительного лица.

Также, могут быть, включены дополнительные графы:

  • № дела.
  • Способ доставки письма.
  • Примечания.
  • Особенности письма.
  • Количество страниц документов.
  • Подпись исполнительного лица.
  • Примечание.

Регистрационный номер – это несколько букв и цифр, которые присваиваются каждому письму. Обычно номер формируется с учетом следующих особенностей:

  • 1 цифра – указывается код подразделения.
  • 2 цифра – номер регистрационного журнала (фиксируется в номенклатуре предприятия).
  • 3 цифра – порядковый номер полученной/отправленной корреспонденции.

Не подлежит регистрации следующая документация: буклеты, открытки, визитки, газеты и т.д.

Читать еще:  Пожарные нормы между строениями - Moy-Instrument.Ru

Входящая корреспонденция — регистрация, учет и хранение

Варианты регистрации

Прием и регистрация документов в делопроизводстве может быть ручной и автоматизированной. Сегодня ограниченное количество организаций прибегает к первому методу. Система регистрации оказывает значительное влияние на документооборот, технологию контроля исполнения бумаг, организацию справочной работы и сохранность любых сведений.

Каждому документу присваивается специальный индекс (регистрационный номер). Он состоит из букв и цифр. Выделяют несколько вариантов регистрации:

Карточная форма допускает расположение карточек в любой последовательности. Она определяется в соответствии с инструкцией по делопроизводству либо учреждением самостоятельно. Заниматься такой регистрацией может сразу несколько человек. Журнальная форма находит применение в случаях, когда учёт документов стоит на первом месте по важности. Через журналы регистрации, представляющие собой реестр информации, осуществляется учет ценных документов, например, трудовых книжек и паспортов.

Специальные банки содержат журналы учета организационных счетов и депозитных вкладов. Особенностью такой системы является ограниченный доступ. Она обеспечивает конфиденциальное хранение данных. Для каждой группы документов предусмотрена своя форма журнала.

Использование журнальной формы кажется удобным до тех пор, пока организация держит в обороте небольшое количество документов. Если же фирма использует их в большом количестве, тогда выявляются значительные недостатки, например, регистрация доступна только по порядку поступления бумаг. Занимается такой работой только 1 человек. Соответственно, процесс регистрации может заметно затянуться, если поступает много документов. Но главным минусом этой системы является отсутствие возможности контроля за временем исполнения действий.

Ещё один вариант — автоматизированная система. Она осуществляется на компьютере и считается самой удобной формой ведения документации. Люди, осуществляющие контроль за поступающей корреспонденцией, могут находиться на различных рабочих местах. Имеющуюся информацию можно объединить в единую базу данных через программу и использовать ее для централизации информации.

Входящие документы

Определить, какие документы относятся к входящим, несложно — это корреспонденция, поступающая в организацию из любых внешних источников, в том числе по электронной почте. Регистрация таких бумаг осуществляется централизованно. На них ставится штамп «Входящий №…». В небольшой организации за эту работу отвечает секретарь. Она проводится в компаниях, которые располагают канцелярией. Так называется отдел, где работает группа сотрудников, следящих за объёмом входящей корреспонденции. Создается регистрационная форма, в которую вписывают все сведения о ней:

  • дата поступления;
  • входящий номер;
  • корреспондент, от которого поступил документ;
  • дата, указанная учреждением либо автором;
  • регистрационный индекс;
  • заголовок, указывающий содержание документа;
  • срок исполнения;
  • лицо, которое будет обрабатывать документ;
  • номер дела.

Регистрационная форма изначально не заполняется полностью. Сначала документ нужно зарегистрировать, для этого ставится отметка о его поступлении в организацию. Он проходит первичную сортировку.

До момента регистрации и передачи владельцу учреждения документации в ней нельзя писать срок исполнения, резолюцию и имя исполнителя. Всё это указывается после того, как руководитель рассмотрит поступившие бумаги. По ходу исполнения прописывается номер дела и информация о том, на какой стадии находится процесс.

Регистрационная форма представляет собой карточку в формате А5 или А6. Она должна быть изготовлена из плотной бумаги. На предприятиях используют карточки разных цветов. На них могут присутствовать разноцветные полосы, расположенные по диагонали или в верхней части.

Если работа осуществляется по автоматизированной системе, можно выводить форму карточки на экран и заносить сведения, как если бы это делали от руки. Автоматизированная система удобна тем, что информацию разрешается дополнять. Например, можно обозначать:

  • количество листов в приложении и документе;
  • разновидность документа;
  • местоположение автора, приславшего его;
  • связанная документация;
  • наименование подразделения, направившего документ.
Читать еще:  Вс рф разъяснил практику применения кас рф - Moy-Instrument.Ru

Электронный регистрационный бланк содержит поля, которые необходимо заполнить вручную правильно и по образцу. Также присутствуют здесь данные, которые можно выбирать из раскрывающихся списков посредством отбора подходящей информации. Такой подход к вводу информации значительно сокращает время заполнения карточки. Кроме того, его плюсом является отсутствие разночтений и опечаток, из-за которых в дальнейшем могут возникать сложности. Любую информацию можно искать в автоматическом режиме.

Работа с исходящими и внутренними данными

Когда проводится отправка исходящего письма адресату, тоже находят применение регистрационные бланки. Они во многом похожи на используемые при обработке входящей корреспонденции листы. Однако здесь должны прописываться другие сведения:

  • исходящий номер;
  • наименование учреждения, создавшего этот документ;
  • дата формирования документации;
  • наименование компании или имя адресата;
  • фамилия и инициалы исполнителя;
  • дата, когда примерно будет переслан документ;
  • содержание (в сокращённом виде);
  • номер дела.

Сведения о количестве листов могут быть добавлены на дополнительной основе. Регистрация исходящих бумаг осуществляется на участке, через который высылается любая корреспонденция. Этот процесс проводится децентрализовано. За него отвечают отделы, где происходит создание и оформление бумаг (канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров). Фиксировать поступление внутренней документации необходимо в тот же день, когда руководитель поставил на ней свою подпись и утвердил её.

Самостоятельная нумерация предусмотрена в отношении докладов, договоров, распоряжений и приказов. К порядковому номеру могут быть добавлены буквы. Применение рациональной системы регистрации обеспечивает современное поступление информации в службе делопроизводства. Соответственно, сотрудники могут выполнять все ключевые задачи без сбоев и контролировать своевременное исполнение приказов руководства.

Важные нюансы

Заниматься процессом регистрации входящей документации должен узкий круг сотрудников. Их обязанности следует четко разделить. Руководитель обязан прописать все эти особенности в должностной инструкции. Например, могут быть созданы отделы и службы делопроизводства. Можно также принять на работу офис-менеджера.

Для всех видов бумаг заводят отдельные журналы. Они хранятся в отведенных для этого местах с соответствущими заголовками. Журналы должны быть индивидуальными для входящих писем, распоряжений, приказов, обращений со стороны граждан и т. д. Важно, чтобы информация по документам была максимально полной. Существуют виды корреспонденции, которые не подлежат регистрации. К ним относятся:

  • письма, содержащие справочную информацию;
  • телеграммы с поздравлениями;
  • любые письма, содержащие рекламные материалы;
  • журналы, брошюры, книги и прочие печатные издания;
  • уведомления о проведении конференций и совещаний;
  • служебные записки;
  • копии распоряжений госорганов.

Во время регистрации закладывается определенная поисковая система по всем имеющимся данным. Целью такой работы является контроль за исполнением ключевых действий, касающихся трудового процесса. В случае рациональной организации всех ее этапов деятельность организации становится более продуктивной. Отделы работают эффективно, у сотрудников не возникает непредвиденных сложностей.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Статьи по теме

Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать.

Скачайте полезные документы:

Что относится к входящим документам

Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.

Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения. Поступить она может:

  • по почте,
  • курьерской, фельдъегерской доставкой,
  • при помощи электронных средств связи,
  • как голосовое сообщение по телефону,
  • телеграфом.

Входящий документ может передать сотрудник, вернувшийся из командировки, или человек, который обратился в организацию с заявлением, жалобой или просьбой.

Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии

Документы, которые относятся к входящим

  1. Информационно-справочные материалы, в том числе законы, указы, постановления.
  2. Распорядительные документы, среди которых инструкции, рекомендации, решения, указания, распоряжения, поручения, приказы.
  3. Письма, в том числе сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами.
  4. Договоры и акты.
  5. Доверенности.
  6. Подтверждающие оплату документы.
  7. Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
  8. Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи.
  9. Все виды отчетности.
  10. Обращения организаций и граждан, депутатские запросы и обращения, ходатайства, коллективные обращения.
  11. Жалобы и обращения от физических лиц.

Полезная информация для секретарей

Центральный телеграф запустил систему «Федеральная сеть документальных сообщений» (ФСДС). Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения. Сообщения, отправленные через ФСДС, будут иметь юридическую силу, как и телеграммы.

Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться. Порядок, по которому обрабатывают входящие и исходящие документы организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте. В этих локальных нормативных актах определяют, какие документы относятся к входящим и каким образом их регистрировать и учитывать. Эксперт журнала «Справочник секретаря» подробно расскажет, какую дату входящего письма нужно ставить в регистрационной форме

Прием и первичная обработка входящей корреспонденции

Приказом руководителя назначают сотрудника, в обязанности которого будет входить прием входящей корреспонденции и ее первичная обработка. На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших — секретарь или делопроизводитель. Первичная обработка входящей корреспонденции необходима, чтобы сразу же отсортировать срочные и важные документы и оперативно ознакомить с ними руководителя.

Кроме того, среди документов могут быть те, что направлены не по адресу или те, которые не требуют дальнейшей обработки, например, информационно-рекламные материалы. Эксперт журнала «Справочник секретаря» подскажет, в каком случае можно не регистрировать входящую корреспонденцию

Что необходимо учитывать при регистрации входящей корреспонденции

✔ Входящую корреспонденцию, доставленную ошибочно, вскрывать нельзя. Направьте ее по адресу отправителя. Письма и бандероли с пометкой «лично» также не вскрывают. После регистрации их передают в руки адресатам.

Читать еще:  Как написать отчет о командировки - Moy-Instrument.Ru

✔ Входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают. Его нужно подколоть к документу.

✔ Если на документе стоит пометка «Срочное», на нем проставляют время получения. Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддается прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт. Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю.

✔ Заказную входящую корреспонденцию принимают на почте или от курьера под подпись.

✔ На небольших предприятиях входящая корреспонденция после сортировки передается руководителю, который расписывает ее по исполнителям. На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенным ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают ее по исполнителям.

Как регистрировать входящие документы

Отметку о поступлении нужно проставлять на всех документах. Но регистрации подлежат не все виды входящих документов. В делопроизводстве их подразделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Входящие документы, которые не регистрируют:

  • рекламные буклеты и коммерческие предложения;
  • приглашения на выставки и презентации;
  • поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы;
  • документация по материально-техническому обеспечению;
  • бухгалтерские и платежные документы.

Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению, содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в обязательном порядке. Кроме отметки о поступлении, на них проставляют регистрационный номер в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такой регистрационный индекс может состоять из букв и цифр. Читайте совет эксперта журнала «Справочник секретаря» о том, как правильно сформировать регистрационный номер входящего документа .

Отказ от регистрации входящей корреспонденции квалифицируют как нарушение должностной инструкции и положения о делопроизводстве. За такой проступок может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Для учета зарегистрированных входящих документов используют специальный журнал. В современных организациях работа с входящей и исходящей корреспонденцией автоматизирована. После регистрации все документы вносятся в базу данных. Как правило, в структуре базы данных отражается регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об исполнителе.

Журнал учета входящей корреспонденции

Использование автоматизированных систем, с помощью которых осуществляется учет входящей и исходящей корреспонденции, существенно облегчает контроль исполнения документов. Читайте советы экспертов «Системы кадры» о том, как правильно организовать документооборот в кадровой службе .

Сроки регистрации и ответа

Процедура обработки входящей корреспонденции состоит из нескольких этапов:

  1. Прием и первичная обработка.
  2. Регистрация.
  3. Распределение документов для принятия управленческих решений.
  4. Направление документов ответственным исполнителям.
  5. Исполнение.
  6. Контроль исполнения.
  7. Формирование исполненных документов в дела.

Сроки выполнения каждого этапа устанавливают в организации инструкцией о делопроизводстве. Они зависят от специфики деятельности организации, объемов получаемых документов и определяются требованиями руководства. Как правило, на выполнение первых трех этапов отводится один день.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Ответственные исполнители должны получить входящую корреспонденцию не позже, чем через день после того, как руководителем было принято управленческое решение и назначен исполнитель. Документы, требующие срочного и оперативного исполнения передаются в течение нескольких часов.

Обратите внимание! Срок исполнения документа в делопроизводстве начинается с того дня, когда документ был принят на исполнение. И, если в организации установлен трехдневный срок исполнения для срочных документов, переданное исполнителю 1 марта поручение должно быть исполнено 3 марта.

Какое время отводится исполнителю, определяется нормативно-правовым актом или организационно-распорядительным документом. В некоторых случаях срок устанавливается в индивидуальном порядке резолюцией руководителя.

В общем случае на исполнение срочных входящих документов отводится 3 рабочих дня, оперативные должны быть исполнены в течение 10 рабочих дней. Все остальные — в течение календарного месяца. Конкретные сроки исполнения установите положением или инструкцией о делопроизводстве. Не забудьте оговорить в локальном нормативном акте, что сроки исполнения исчисляются в рабочих днях.

Основные ошибки при работе с входящей корреспонденцией

Ошибка 1. Используют один журнал учета для регистрации исходящей и входящей корреспонденции.

Это делать нельзя, поскольку количество и состав реквизитов у входящей и исходящей корреспонденции различается.

Ошибка 2. Вносят в журнал регистрации входящей корреспонденции документы, поступившие без сопроводительных писем.

Если документ поступает с сопроводительным письмом и указан в нем как приложение, он может быть учтен как корреспонденция. Поэтому не требуют исполнения и не должны регистрироваться как входящие первичные документы бухгалтерского учета, исполнительные листы, судебные решения и постановления. Их передают в структурные подразделения без регистрации, но вносят в специальный журнал учета нерегистрируемых документов.

Ошибка 3. Ведут общий журнал регистрации при большом количестве входящих документов одного типа.

Так, если организация работает с большим количеством обращений граждан, есть смысл регистрировать этот тип корреспонденции в отдельном журнале учета и использовать специальные регистрационные индексы.

Ошибка 4. При формировании исполненных писем в дела подшивают в разные папки входящие письма и исходящие ответы на них.

Такой способ формирования дел существенно затрудняет поиск, если требуется найти историю переписки по данному вопросу. Подшивайте письма-ответы вместе с письмами-запросами.

Нюансы обработки входящей корреспонденции закрепите локальным нормативным актом — Положением или инструкцией о делопроизводстве. Используйте специализированное программное обеспечение для учета и контроля исполнения входящих документов.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector