Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства

Вопрос 3. Нормативно-методическая основа делопроизводства

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства— совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

правила оформления документов;

правила работы с документами;

обеспечение сохранности документов;

порядок передачи документов на архивное хранение;

работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

государственными и отраслевыми стандартами;

государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия. Законы РФ:

Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»— содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»— устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 «О государственной тайне»—

определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее; Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 № 52-ФЗ)— содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений; Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001№ 197-ФЗ)— содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ)— устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией; Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.1993— определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов. Государственные стандарты:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. 1991 г. — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

упорядочение документооборота; сокращение количества документов; повышение качества документов;

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности; • совершенствование работы аппарата управления; ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает: состав реквизитов;

расположение реквизитов на листе бумаги; требования к тексту и бланкам документов. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Уни филированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

новый состав реквизитов;

обновленные требования к оформлению документов; требования к тексту и бланкам документов. Минюст России отказал в государственной регистрации данного стандарта.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству; по архивному делу.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студента самое главное не сдать экзамен, а вовремя вспомнить про него. 9864 — | 7424 — или читать все.

188.64.169.166 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно

Нормативно-методическая база делопроизводства

Как известно, делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

— правила оформления документов;
— правила работы с документами;
— обеспечение сохранности документов;
— порядок передачи документов на архивное хранение;
— работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
— внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
— работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
— юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

— законодательные и правовые акты Российской Федерации;
— государственные и отраслевые стандарты;
— нормативные документы;
— государственные и отраслевые классификаторы;
— Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
— инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

— законы Российской Федерации;
— указы и распоряжения Президента;
— постановления и распоряжения Правительства;
— правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера;
— правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
— правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.

— Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
— Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации».
— Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
— Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
— Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
— Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
— Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
— Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».
— Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
— Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:

— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
— ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
— ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.
— ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
— ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

— Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

— Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

— Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);
b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

— Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
— Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
— Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

— Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

a) состав управленческих документов;
b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
d) общие требования к составлению текстов управленческих документов.

— Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

a) документооборота организации;
b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
c) контроля исполнения документов;
d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

— Механизация и автоматизация работы с документами.

— Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

— общие положения;
— порядок составления и оформления служебных документов;
— порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
— контроль исполнения документов;
— порядок работы с исходящими документами;
— порядок работы с внутренними документами;
— составление номенклатуры дел;
— правила формирования дел;
— порядок обеспечения сохранности документов;
— порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

Нормативная база делопроизводства

Во всех организациях должны быть единые правила оформления однотипной документации, то есть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и т.п. Деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, называется делопроизводством, и, как любая иная деятельность, имеет свою нормативную базу.

Когда правила обязательны для всех

Нормативно-правовая база делопроизводства представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. В Российской Федерации она включает в себя:

• Кодексы и федеральные законы
• Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ
• Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов и т.п.)
• Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения
• Общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации
• Локальные нормативные акты предприятий и учреждений

Как это применять

Нормативные документы устанавливают определенные правила. Но часто возникает вопрос, как эти правила применить на практике. Для ответа на такие вопросы служат рекомендации и методические пособия, которые разрабатываются специалистами уполномоченные органов. Эти документы не подлежат регистрации в Минюсте и носят рекомендательный характер, но, зачастую, содержат массу полезной информации и облегчают жизнь сотрудников, отвечающих за делопроизводство.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Она регулирует следующие аспекты:

• правила оформления документов
• правила работы с деловыми бумагами
• обеспечение сохранности документов
• порядок и сроки хранения документации
• организацию работы службы делопроизводства
• применение современных информационных технологий в делопроизводстве
• правила обращения с материалами, имеющими гриф секретности или ограниченного доступа
• иные вопросы, связанные с делопроизводством

Что из нормативной базы делопроизводства нужно знать кадровику

Законодательная база делопроизводства, связанного с деятельностью кадровой службы, основывается, прежде всего, на нормах Трудового кодекса РФ. Также не лишним будет ознакомиться с Федеральными законами от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” и от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных».

Пока законом не отменено ведение трудовых книжек, «настольной книгой» кадровика остается Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Для составления штатного расписания и должностных инструкций потребуются общероссийские классификаторы профессий и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.

Сроки хранения документов регламентируются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Формы кадровых документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в настоящее время не являются обязательными к применению. Однако многие организации считают их вполне удобными и продолжают использовать.

Для правильного использования официальной терминологии при составлении деловых бумаг возьмите на вооружение ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Требования к оформлению документов также устанавливаются Госстандартами РФ.

Нормативно-правовая и методическая база современного делопроизводства (стр. 1 из 20)

Документационное обеспечение управления – есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.

Последнее десятилетие — это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы.

На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно — технического прогресса.

Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.

В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства. Однако происходящий процесс реализуется противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера.

Цель дипломной работы — комплексный анализ российской и отчасти международной нормативно-правовой базы современного делопроизводства, а также в изучении его научно-методического обеспечения и выработке предложений по дальнейшему совершенствованию документационного обеспечения управления.

В соответствии с поставленными целями в дипломной работе решаются следующие задачи:

-рассмотрение базовых нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводственную сферу (федеральные законы, постановления, указы, инструкции и международные документы);

-особенности современного нормативно-методического обеспечения делопроизводства;

-выработка предложений, направленных на совершенствование отечественного делопроизводства, в свете новых требований, установленных современными российскими и международными нормативно-правовыми актами.

Научная новизна: в работе впервые осуществлена попытка выполнить комплексный обзор и анализ нормативно — правовой базы современного делопроизводства, на этой основе выработать рекомендации по ее совершенствованию.

Практическая ценность дипломной работы состоит в том, что материалы дипломной работы могут быть использованы в ходе учебных занятий со студентами, а также на занятиях с практическими работниками служб документационного обеспечения управления, при проведении бизнес-семинаров в филиале кафедры в торгово-промышленной плате Саратовской области. Выводы и предложения могут быть использованы в процессе подготовки и переподготовки документоведов в институте дополнительного профессионального образования СГСЭУ.

Источниковая база: нормативно-правовые акты нового времени (Федеральные Законы, Указы Президента РФ, послания и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения председателя Правительства РФ, регламенты, госты, доктрины, концепции, стратегии, правила, инструкции и международные документы), а также различные нормативные документы регионального и муниципального уровней.

Апробация работы. Автором исследования опубликовано 5 статей по проблематике работы в сборниках научных трудов, сделаны сообщения на заседаниях секций при проведении студенческой научной конференции «Студенческая весна 2006-2009».

Структура дипломной работы: введение, четыре главы, заключение, список используемых источников и литературы, а также приложений.

Глава 1. Характеристика нормативно-правовой и методической базы современного делопроизводства

1.1 Роль и значение современной законодательной и нормативно- правовой базы для обеспечения процессов ДОУ

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно – правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Первый, основополагающий закон нашей страны, — это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Другим главным источником является закон – это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.

Нормативно-правовая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

-международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);

-законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

-указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

-государственные стандарты на документацию;

-унифицированные системы документации;

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

-нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

-нормативные документы по организации архивного хранения документов;

-законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

1.2 Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами

В первую очередь надо дать определение понятию документ — это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является — идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.

Документы необходимы для:

-осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;

-формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;

-обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;

-обеспечение непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;

-соблюдение требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях.

Законодательно установлено, что документы и массивы документов, являются объектами физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации-это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы. Для непрерывного осуществления деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и необходимой подотчетности организации, необходимо создавать аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а так же защищать их целостность в течение требуемого времени.